Автоматизация
полиграфических предприятий и издательств

Онлайн-консультации:
#  Armexbs
# (495) 585-06-59
#  Armexbs1


Интерактивная демонстрация

Главная страница / Вопросы и ответы / Ответ на публикацию «Моноритм»

Ответ на публикацию «Моноритм»

Ответы на статью
от 06.04.14 Моноритм
«Учет в типографии и оперативное управление производством в среде 1С».
Текст статьи:

"Вы — главный бухгалтер на полиграфическом предприятии. Используете в своей работе программу 1С. В типографии планируется внедрение системы оперативного управления производством и рассматривается вариант сделать это за счет расширения функционала 1С.

Какие выдвигаются аргументы «ЗА»:

  • всё предприятие работает в единой системе;
  • бухгалтерия сразу же получает все документы, не нужен повторный ввод данных;
  • 1С – это открытая система, ее можно дорабатывать под себя;
  •  а еще много слов о распространенности 1С, масштабируемости, техподдержке и т.д.

Пожалуй, и всё. Вроде бы звучит неплохо.

А теперь подумайте, что получится в реальности:

— сейчас к 1С имеет доступ только бухгалтерия. Вы сами ввели документы и сами получили отчеты. Если что не так – сами и виноваты. Все спокойно и привычно. Если же 1С используется для оперативного управления, доступ к системе будут иметь все оперативные службы. Они будут вводить документы, править их, править справочную информацию и т.д. А за результаты будете отвечать Вы.

— сейчас Вы работаете на основании первичных документов. Есть документы с подписью и печатью – ввели в 1С; или сами создали документ, подписали и приняли к учету. Как только к 1С подключится коммерческая служба, пойдет вал «мусорных» документов, так как из 10 коммерческих предложений клиенту заказом становятся 1-2. А ведь каждого потенциального клиента коммерческая служба введет в 1С, зарегистрирует заказ, а то и счет выпишет (добавив информацию в справочник клиентов и в справочник продукции). А расчищать весь этот мусор придется Вам.

— а еще управленческий учет допускает использование приблизительных оценок. Так как оперативность данных всегда важнее всего, даже в ущерб точности. А кто потом будет искать и исправлять эти документы? Правильно, бухгалтерия!

— какие документы Вы сейчас оформляете в 1С в срочном порядке? Касса, банк и отгрузка – все остальное вводите в 1С без особой спешки. А отчеты производства, скорее всего, обрабатываете только для подготовки месячного/квартального отчета. А теперь придется обрабатывать все внутрипроизводственные операции в реальном времени, т.к. для управления нужна оперативная информация о наличии ресурсов.

— какие данные сейчас присутствуют в 1С? Только те, которые нужны для подготовки документов, выполнения проводок и получения бухгалтерских отчетов. А будут еще технологические операции, производственные нормативы, планы, контроль качества и еще многое другое, что необходимо для управления производством. И, поскольку 1С – это бухгалтерская система, отвечать за все это придется Вам.

В общем, Вы сейчас руководите своим участком – бухгалтерией, отвечаете за результат своей работы. Если что не так с вашей 1С, у Вас есть все необходимые возможности и полномочия для решения проблемы. Как только к 1С подключатся все оперативные службы, Вы уже не сможете полностью контролировать учетный процесс, исходные данные, справочники и так далее. Но по-прежнему будете отвечать за результаты учета".


Ответы специалистов компании "Армекс":

Печально, что автор судит о системе, не представляя ее возможностей. Как раз 1с позволяет разделить и вести в одной базе и бухгалтерский и оперативный учет на предприятии.

Если 1С будет использоваться для оперативного управления, доступ к системе будут иметь все оперативные службы, но благодаря тому, что все продукты 1с содержат механизм ограничения прав доступа пользователей к информации. Вы легко можете:

  • скрыть конфиденциальную информацию от определенного пользователя;
  • предоставить доступ пользователю только к определенным документам, справочникам, отчетам, необходимым для его работы.

Кроме этого права доступа к данным могут быть определены с детализацией до отдельных записей либо даже отдельных полей этих записей. Благодаря этому «Править справочную информацию» смогут только те люди, у которых будут на это права и доступ.

Используя различные интерфейсы программы также можно ограничить доступ и видимость определенных объектов конфигурации.

После завершения отчетного периода имеет смысл обезопасить информационную базу от случайного изменения данных. Для решения этой задачи в 1с существует форма Установки даты запрета изменения данных. То есть можно установить ограничения на изменение данных управленческого учета, регламентированного учета – бухгалтерского и налогового.

В 1с есть Журнал регистрации, в котором фиксируются все события по изменению объектов базы (справочники и документы), а так же некоторые события, возникающие при работе с базой (вход и выход пользователя, ошибки, формирование отчетов). И механизм истории изменений объектов, с помощью которого пользователь может легко установить, кто и когда изменил находящийся в базе документ, а также какие именно изменения имели место быть.

Благодаря этим возможностям 1с, будут настроены доступы к данным по ответственным лицам предприятия и каждый будет отвечать только за ввод Своих данных и за результат Своей работы.

Рассмотрим по порядку каждый тезис.

" - сейчас Вы работаете на основании первичных документов. Есть документы с подписью и печатью – ввели в 1С; или сами создали документ, подписали и приняли к учету. Как только к 1С подключится коммерческая служба, пойдет вал «мусорных» документов, так как из 10 коммерческих предложений клиенту заказом становятся 1-2. А ведь каждого потенциального клиента коммерческая служба введет в 1С,. зарегистрирует заказ, а то и счет выпишет (добавив информацию в справочник клиентов и в справочник продукции). А расчищать весь этот мусор придется Вам".

В 1с можно вводить неограниченное количество обсчетов (расчеты заказов), которые не будут использоваться в дальнейшем и никуда не пойдут. На каждого потенциального клиента в 1С:Полиграфии можно создавать расчет заказы, которые будут содержать всю необходимую информацию о стоимости продукта и его составных характеристиках ( документ – Расчет заказа).


И только на ту продукцию, которую утвердит клиент в один клик можно выставить счет (создать документ Заказ покупателя в базе, который и будет фигурировать как основание при загрузке платежек в базу и отгрузки готовой продукции клиенту).


 

Таким образом, бухгалтерия будет получать только ту часть документов, которые отражают реальные хозяйственные операции и должны быть приняты к учету раз в месяц. И «расчищать» ненужные документы не придется.


" а еще управленческий учет допускает использование приблизительных оценок. Так как оперативность данных всегда важнее всего, даже в ущерб точности. А кто потом будет искать и исправлять эти документы? Правильно, бухгалтерия! - какие документы Вы сейчас оформляете в 1С в срочном порядке? Касса, банк и отгрузка – все остальное вводите в 1С без особой спешки. А отчеты производства, скорее всего, обрабатываете только для подготовки месячного/квартального отчета. А теперь придется обрабатывать все внутрипроизводственные операции в реальном времени, т.к. для управления нужна оперативная информация о наличии ресурсов"

1С позволяет вести и управленческий (оперативный и финансовый) учет и регламентированный (бухгалтерский и налоговый) в одной базе. Причем вы можете вводить оперативную информацию в режиме реального времени (необходимую для управленческого учета), а также вводить без особой спешки (например: раз в месяц) данные необходимые для бухгалтерского учета. Соотношение данных управленческого и бухгалтерского учета в системе могут быть:

  • независимы;
  • сопоставимы;
  • совпадать по суммовым и количественным оценкам активов и обязательств, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Рассмотрим, например, ведение оперативного учета в 1С:Полиграфии. Создадим документ и отразим его в управленческом учете оперативно

 

Таким образом Программа получит оперативную информацию о остатках материалов на складе.


Если потом потребуется провести документ по бух. учету, то достаточно будет открыть документ и установить галочки

 

Таким образом, программа позволяет вести как управленческий учет, так и бухгалтерский и налоговый учет именно так как необходимо вашему предприятию.

Первичные документы МОГУТ заводить в базу сотрудники оперативного учета (например, по складу снабженцы), а бухгалтера только проверять соответствие счетов, цен и проводить по бухгалтерскому учету, когда это необходимо. Этим экономиться время бухгалтера, а в то же время ВСЕ участки предприятия взаимодействуют друг с другом.


"какие данные сейчас присутствуют в 1С? Только те, которые нужны для подготовки документов, выполнения проводок и получения бухгалтерских отчетов. А будут еще технологические операции, производственные нормативы, планы, контроль качества и еще многое другое, что необходимо для управления производством. И, поскольку 1С – это бухгалтерская система, отвечать за все это придется Вам.
В общем, Вы сейчас руководите своим участком – бухгалтерией, отвечаете за результат своей работы. Если что не так с вашей 1С, у Вас есть все необходимые возможности и полномочия для решения проблемы. Как только к 1С подключатся все оперативные службы, Вы уже не сможете полностью контролировать учетный процесс, исходные данные, справочники и так далее. Но по-прежнему будете отвечать за результаты учета."

Очень ошибочное мнение считать, что 1с - это чисто бухгалтерская система. У 1с есть множество продуктов, которые вообще не содержат бухгалтерский учет, а позволяют вести оперативный управленческий учет (например: 1С:Оперативная печать, 1С:Издательство, и т.д.).

1С:Полиграфия позволяет построить единое информационное пространство для управления полиграфическим производством и ведением бухгалтерского учета. Не все документы обязательно фиксировать по бухгалтерскому учету, бухгалтер может «раз в месяц» пользоваться данной системой, в тоже время предприятие получит эффективный инструмент планирования, контроля и оперативного управления финансовыми и материальными ресурсами производственного предприятия. Спектр задач, решаемых системой 1С:Полиграфия включает: управление полиграфическим производством, управление закупками и складской учет, продажи и управление взаимоотношениями с клиентами CRM, управление персоналом, формирование регламентированной и управленческой отчетности, управление финансами и денежными средствами и т.д.

 


"Преимущества для бухгалтерии

Снижение трудоемкости и независимость. Все хозяйственные операции, которые регистрируют в ASystem оперативные службы, передаются в 1С по запросу, в виде черновиков первичных документов. Про запросу – это значит, что тогда, когда бухгалтерия их запросит: каждые 10 минут, или раз в неделю/месяц/квартал, когда данные уже полностью достоверны. Бухгалтер может просто перевести документ в чистовик и принять к учету, либо предварительно скорректировать его. При этом не требуется никаких согласований с оперативными службами, т.к. исходный документ в ASystem не изменяется (или может измениться, если сделана соответствующая настройка)"

Используя единую базу 1С:Полиграфия, вам удастся избежать ошибок при обмене данными между 2 системами (ASystem и 1С:Бухгалтерия), сэкономить время на обновление и настройку этих обменных процессов. Избежать ошибок и простоев в работе с базой, при выходе новых версий и форм регламентированной отчетности. В тоже время, благодаря ведению и оперативного и бухгалтерского учета в 1с, у вас сократится время на ввод данных в систему. Бухгалтерия сама решает, что и когда принимать к учету (раз в неделю/месяц/квартал). При этом не требуется никаких согласований с оперативными службами.


"Еще большее снижение трудоемкости. В ASystem существует возможность очень простой регистрации некоторых учетных операций, характерных для полиграфии: акт на резку, смешивание пантона, преобразование и другие. Это операции подготовки материалов к производству. Суть этих операций с точки зрения бухгалтерского учета – это списание каких-то материалов и одновременное оприходование других. Например, режем рулон бумаги на два рулона по ширине. При этом нам надо списать исходный рулон и оприходовать два новых. В ASystem это делается элементарно. И ASystem автоматически передаёт в бухгалтерию (в 1С) два документа – на списание и на оприходование"

1с в два клика позволяет создать 2 документа: на списание и на оприходование необходимых материалов в одной базе, при этом не нужно тратить время на передачу данных между системами и контролировать их правильность формирования.


"Только качественная первичная учетная информация. Коммерческая служба типографии работает в оперативном режиме. Делает расчёты, договоры, выставляет счета. В общем, обрабатывает потенциальных заказчиков. При этом создается масса документов, которые никогда не будут приняты к учету, так как с заказчиком договориться не удалось. Все эти документы будут создаваться отделом продаж в ASystem, а бухгалтерия будет получать (в 1С) только ту часть документов, которые отражают реальные хозяйственные операции и должны быть приняты к учету. То есть нагрузка на бухгалтерию снижается, бухгалтерия занимается только документами по фактически свершившимся сделкам"

Благодаря тому, что 1с позволяет вести в одной базе и управленческий (оперативный и финансовый) учет и регламентированный (бухгалтерский и налоговый), коммерческая служба типографий в режиме оперативного времени может создавать неограниченное количество обсчетов (расчеты заказов), в тоже время , бухгалтерия будет получать информацию по фактически совершившимся сделкам и формировать только ту часть документов, которые отражают реальные хозяйственные операции и должны быть приняты к бухгалтерскому учету. И «расчищать» ненужные документы не придется.


"Независимость в калькуляции производственных затрат. Производственный учет в ASystem ведется очень подробно, так как предназначен для дальнейшего детального план/факт анализа. Регистрируется каждая стадия производственного процесса, отклонения от плана по выработке, времени, расходу материалов, контролируются показатели качества. Для нужд бухгалтерского учета такой объем информации не нужен. Но вы самостоятельно решаете, как использовать эту информацию. Можете получать по документу на любое событие в производстве. Или можете просто воспользоваться итоговыми отчетами ASystem для отражение результатов в бухгалтерском учете и списания затрат на производство"

Благодаря тому, что 1С позволяет вести и управленческий (оперативный и финансовый) учет и регламентированный (бухгалтерский и налоговый) в одной базе. Вы точно также сами принимаете решения какая информация для нужд бухгалтерского учета вам необходима и как ее использовать в базе.


"Отвечаем только за свой участок работы. Для управления предприятием необходима масса плановой и нормативной информации: технологические карты заказов, техпроцессы, производственные нормативы, планы – все то, что бухгалтерии не касается. Вся эта информация хранится в ASystem. В вашей 1С – только то, что вам нужно для выполнения своих обязанностей по ведению бухгалтерского учета"

Используя 1с, каждый производственный участок отвечает за свою работу. Бухгалтерия проводит по бухгалтерскому учету только то что необходимо им для выполнения своих обязанностей по ведению бухгалтерского учета. В тоже время благодаря возможности ведения нескольких учетов на предприятии в одной базе, вы экономите время бухгалтера, а в то же время получаете взаимодействие друг с другом ВСЕХ участков предприятия.


"Автоматически корректируем учетные данные в ASystem. Если бухгалтерии вменяется в обязанность контролировать учетные данные в ASystem (реквизиты контрагентов, номенклатуру материалов и готовой продукции, первичные документы и пр.), вам не потребуется вводить данные два раза. Вы можете вводить эту информацию в 1С, и она будет автоматически передаваться в ASystem. То же самое касается справочников. Например, отдел продаж зарегистрировал в ASystem только название предприятия и контактный телефон. Вы получили эти данные в свою 1С и добавили в описание юридический адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.д. – все это автоматически вернется в ASystem"

Используя 1с, вам удастся избежать рутинной работы по постоянному переносу данных между 2 разными системами, поиску и устранению возможных ошибок при переносе. Ведя учет в 1с, вы сможете оперативно вносить любую информацию и все производственные участки смогут ее эффективно использовать.


"Бережем нервы. Вы – руководитель бухгалтерии и спокойно работаете в среде 1С. А оперативные службы работают в ASystem. Вы обмениваетесь данными с коммерческим отделом и производством. Принимаете данные тогда, когда Вам нужно. Отдаете данные по согласованному регламенту. Вы не обязаны согласовывать свою работу с коммерческим и производственным отделами. Вы полностью контролируете все данные в 1С и не зависите ни от кого. В вашу работу никто не вмешивается"

Используя 1с, вы точно также отвечаете только лишь за свой участок, и принимаете данные тогда, когда Вам нужно, организовывая при этом возможность для других участков системы получать оперативную информацию и вести все данные в одной базе. Например: Коммерческая служба выставляет счет покупателю. Бухгалтерия загружает информацию по поступлению оплат за выставленные счета. Менеджеры коммерческой службы не касаясь бухгалтерии, видят информацию о оплате своих заказов и например передают их в производственный отдел. В тоже время Производственный отдел выполняет заказ, а менеджер в любой момент может узнать на какой стадии выполнения находится заказ.


Преимущества 1С:Полиграфии

Используя программу 1С:Полиграфии, вы решаете сразу несколько первоочередных задач:

  • повышаете качество оперативного планирования;
  • оптимизируете загрузку и использование производственных и материальных ресурсов;
  • существенно повышаете эффективность использования ресурсов предприятия;
  • обеспечиваете работу всех служб предприятия в единой информационной среде, что упрощает процесс расчета, оформления и постановки заказов в производство, сводит к минимуму бумажный документооборот среди сотрудников разных подразделений организации;
  • оперативно и точно рассчитываете себестоимость продукции, анализируете затраты и причины отклонений от плана, определяете наиболее рентабельные виды продукции;
  • получаете абсолютно точную информацию относительно задолженности на любую дату перед конкретным контрагентом и практически исключаете случаи нарушения финансовых обязательств вследствие ошибок расчетов, либо утери документов;
  • обеспечиваете полноценный, своевременный и правильный учет на предприятии, в том числе налоговый, складской и кадровый;
  • организуете рациональное использование рабочего времени сотрудников;
  • благодаря специальным надстройкам, программа позволяет отказаться от установки дополнительно программного обеспечения для отправки отчетов в контролирующий органы – вся отчетность отправляется прямо из «1С:Полиграфии».


 

Заказ звонка

*
*
*
Если вы не можете разобрать цифры на
картинке, нажмите здесь
* – Поля, обязательные для заполнения