Что сделали?
Склад и отдел закупки полностью автоматизированы. Обеспечивается оперативный доступ к информации о наличии материалов и готовой продукции; приходы, расходы, прямые и косвенные затраты учтены
Налажено ведение выпуска готовой продукции по заказам. Например, продукция производится под конкретный заказ и фиксируются в качестве затрат фактически потраченные материалы
Налажен учет прямых материальных затрат. Например, при списании материалов система автоматически учитывает их количество и стоимость, а также подразделение, в котором они были использованы.
Работа отдела допечатной подготовки автоматизирована. Осуществляется контроль деятельности дизайнеров и их рабочего времени, а также распределение макетов между ними.
Налажен учет производства. Производственные работники отмечают в реальном времени потраченный материал и выполненные операции. Производится план-фактный анализ заказов по материалам и времени. Система автоматически сравнивает фактические затраты с плановыми и формирует отчеты.
Внедрен расчет себестоимости заказов. В конце месяца автоматически распределяются затраты и ведется управленческий учет фактической себестоимости заказов.
Отдел продаж полностью автоматизирован. Проводится анализ взаиморасчетов с клиентами, контроль задолженности отражается в отчетах, а премия менеджеров рассчитывается на основе оплаченных и отгруженных заказов.
Создан журнал шаблонов заказов по различным видам продукции для быстрой обработки заказа менеджерами. Менеджер теперь может быстро получать доступ к необходимой информации и заполнять расчеты на основе готовых шаблонов.
Отнормированы все операции с учетом разнообразных видов послепечатной обработки и разные виды заказов. Например, для каждой производственной операции определены нормы времени и материалов, которые система учитывает при планировании производства.
Для руководителя настроен управленческий анализ функциональности работы предприятия. Он может получить сводный отчет о работе предприятия, включающий ключевые показатели эффективности (KPI), такие как себестоимость, рентабельность, производительность труда.
Настроены правила рабочего процесса. Система автоматически отслеживает изменения статусов заказов и уведомляет сотрудников на каждом этапе. Например, после завершения производства изменяет статус на «Выполнен» и уведомляет менеджера заказа о возможности отгрузки.
Результаты проекта
Выполнено нормирование всех производственных операций. Это позволило оптимизировать планирование производства, унифицировать расчет стоимости заказов и разработать удобные шаблоны расчета, структурированные по видам продукции и специфике производства.
Создан удобный «Рабочий стол менеджера», где менеджеры могут быстро заполнять шаблоны и в режиме реального времени получать информацию о статусах выполнения заказов, об оплатах и отгрузках. Это упростило работу менеджеров, ускорило обучение новых сотрудников. Заказы обрабатываются и передаются в производство на 35% быстрее.
В системе организовано хранение макетов печатной продукции. Дизайнеры теперь могут максимально быстро находить файлы, относящиеся к заказу.
Обеспечен точный учет материалов на складе, усилен контроль за поступлением материалов и их списанием в производство, организован позаказный учет продукции. Точный расчет фактической себестоимости помогает оперативно анализировать затраты по каждому заказу, сравнивать планируемые и фактические показатели и выстраивать конкурентную ценовую политику типографии.
Автоматизирован расчет менеджерских премий, которые определяются как процент от плановой прибыли по заказу. В результате количество ошибок снизилось, а точность расчета увеличилась. Менеджеры теперь четко понимают, как рассчитываются их вознаграждения, что мотивирует их на достижение лучших результатов.
Организован оперативный документооборот с поставщиками и покупателями по всем видам расчетов и оплат, автоматизировано управление взаиморасчетами. Подготовка управленческой отчетности ускорилась в 3 раза. Руководство получило возможность оперативно оценивать финансовое положение предприятия и контролировать работу подразделений на всех этапах — от получения и обработки заказов до выпуска и отгрузки готовой продукции покупателям.
