Начисление и выплата зарплаты

В прикладном «1С:Полиграфия 8» решении автоматизированы практически все виды начислений оплаты труда, используемых на хозрасчетных предприятиях, и связанных с ними удержаний, налогов и взносов.

Реализованы основные формы оплаты труда: повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок) и сдельная формы оплаты труда, а также их варианты – повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда.

Для использования повременной оплаты труда работника достаточно при оформлении его приема на работу указать размер оплаты труда и график, по которому будет учитываться отработанное время.

Если в результате кадровых перестановок график работы работника изменяется, то такие события должны быть документально зарегистрированы в информационной базе.

Специально вести учет отработанного времени не потребуется. Фактически отработанное время будет вычисляться как объем планового времени, которое должен был отработать работник согласно графику, минус документально зафиксированные отклонения от этого графика, когда в указанное в графике рабочее время работник отсутствовал, например, по причине отпуска или болезни.

При сдельной оплате труда для расчета суммы заработка необходимо ежемесячно регистрировать фактическую выработку работника специальными документами – сдельными нарядами. Но график работы также требуется указывать, поскольку он используется в некоторых других расчетах.

Графики работы

Используемые для учета отработанного времени графики работы могут быть следующих типов: пятидневные, шестидневные и сменные. В конфигурации необходимо указывать продолжительность рабочей недели и часы рабочего времени: интервалы работы в течение рабочего дня или смены с исключением перерыва на обед. Например, для 40-часовой рабочей недели и пятидневного графика работы часы рабочего времени могут быть такими: с 8-00 до 12-00 и с 13-00 до 17-00 (здесь предполагается, что перерыв на обед занимает время с 12-00 до 13-00).

Предусмотрено автоматическое заполнение текущего календаря графика работы с учетом общегосударственных праздников, в котором отражаются рабочие дни, укороченные предпраздничные дни и перенесенные дни отдыха. Список общегосударственных праздников хранится в информационной базе.

Начисления и удержания

Все начисления организации объединены в две большие группы:

• Основные начисления — это начисления, имеющие период действия (оплата по тарифным ставкам, оплата периодов отсутствия работника и пр.).
• Дополнительные начисления — это начисления, характеризующиеся одной датой начисления, например премии или дивиденды. Эти начисления, тем не менее, могут рассчитываться на основании сумм, ранее начисленных по основным начислениям.

Каждый вид начислений характеризуется способом расчета и другими параметрами.

Конфигурация содержит достаточный набор предопределенных видов начислений и удержаний. В частности, предусмотрены начисления по нескольким видам отпусков и нескольким видам простоев в рабочее время, удержания алиментов и др. Но пользователи могут добавлять неограниченное количество собственных видов начислений и удержаний.

Основные начисления могут рассчитываться следующими способами:

• по тарифной ставке (месячной, дневной или часовой) за фактический период действия начисления;
• сдельно за фактический период действия начисления;
• процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);
• фиксированной суммой;
• по среднему заработку для отпуска по календарным дням;
• по среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней;
• по среднему заработку для исчисления пособий по временной нетрудоспособности;
• по среднему заработку (например, для оплаты командировок);
• как пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;
• как пособие по уходу за ребенком до 3-х лет и др.

Дополнительные начисления могут рассчитываться следующими способами:

• процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);
• фиксированной суммой.

Удержания могут рассчитываться следующими способами:

• процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);
• для удержания по исполнительным документам (т.е. с предварительным уменьшением суммы базовых начислений на сумму налогов);
• фиксированной суммой.

Процедура расчета зарплаты

После ввода в информационную базу сведений о текущей выработке работников, об отклонениях от графика работы, о разовых начислениях и удержаниях можно произвести собственно расчет заработной платы и связанных с ней начислений. Для расчета зарплаты используется документ «Начисление зарплаты работникам организации».

Для выполнения расчета пользователю следует создать новый документ и указать самые общие параметры расчета: месяц начисления зарплаты, организацию и другие, после чего остальные действия – заполнение табличной части документа и собственно расчет – могут быть выполнены автоматически. Причем автоматически рассчитаются все удержания: налог на доходы физических лиц, суммы займов, по которым наступил срок погашения, алименты и другие. Рассчитанные удержания отразятся на соответствующих закладках табличной части документа.

Конфигурация автоматически справляется со сложными ситуациями, когда информация о причинах отсутствия работника вносится несколько раз. При регистрации отсутствия работника по невыясненной причине зарплата за период отсутствия начислена не будет, но если позже он принесет больничный лист, касающийся этого периода, то при следующем начислении заработной платы ему будет начислена оплата по больничному листу за дни болезни.

В организациях с большим штатом работников зарплату и прочие начисления удобно рассчитывать не всем работникам сразу, а по подразделениям. А если организация столь велика, что расчетом зарплаты занимаются несколько пользователей конфигурации – расчетчиков зарплаты, то за каждый расчетчиком можно закрепить конкретные подразделением с внесением этих сведений в информационной базе. Если при формировании документов указывать расчетчика, то в табличную часть будут автоматически вноситься только те работники, которые обслуживаются указанным расчетчиком.

Для подготовки выплаты зарплаты используется документ «Зарплата к выплате организации».

Документ формируется и заполняется автоматизированным образом. В документе предусмотрена возможность регистрации выплаты зарплаты через кассу организации, а также путем безналичного перечисления зарплаты на счета работников в банке. Неполученную в срок зарплату можно зарегистрировать как задепонированную.

Конфигурация обеспечивает формирование всех бумажных печатных форм, связанных с начислением зарплаты: расчетных листков, платежных ведомостей и других.

Перечисление зарплаты на карточные счета работников

Для распределения зарплаты, перечисленной в банк, по карточным счетам работников, предлагается специальный механизм обмена информацией, разработанный фирмой «1С» совместно со Сбербанком РФ. Обмен данными о перечисляемых суммах заработной платы происходит с помощью файлов формата XML. Предлагаемый механизм позволяет в электронном виде передать в банк информацию, необходимую для открытия карточных счетов работника, получить из банка подтверждение об их открытии с необходимыми параметрами карточных счетов работников организации, и затем организовать регулярное зачисление зарплаты на карточные счета.

В системе программ «1С: Предприятие» реализованы механизмы обмена данными о суммах заработной платы, начисляемых на карточные счета сотрудников, а также данными, необходимыми для открытия карточных счетов.

Для передачи информации в электронном виде Некоммерческим Партнерством «Стандарты электронного обмена информацией» (STP) разработан стандарт, описывающий электронные документы и логику взаимодействия между банком и организацией при открытии счетов пластиковых карт и зачислении на них заработной платы сотрудников предприятия. Основной целью разработки является стандартизация способов и средств взаимодействия между системами автоматизации различных предприятий и расчетными банками России для осуществления открытия счетов пластиковых карт и зачисления на эти счета заработной платы сотрудников предприятия.

Стандарт распространяется на предприятия и банки, расположенные на территории Российской Федерации, унифицирует существующие форматы электронного обмена информацией, способствует переходу к современным методам обмена данными в электронном виде на основе технологии XML.

Для перечисления заработной платы на пластиковые карточки используются файлы формата XML.

Электронные документы

Бизнес-транзакции

Схема обмена при открытии счетов.

Схема обмена при зачислении зарплаты на счета.